Teorija rabe arhivskega gradiva s posebnim poudarkom na zaščiti občutljivih podatkov

Namen: Arhivska strokovna vprašanja povezana z varovanjem, ohranjanjem in rabo arhivskega gradiva in s tem povezanih občutljivih podatkov, še posebej osebnih, so tesno povezana z zagotavljanjem dveh osnovnih človekovih pravic, pravice do dostopa in rabe kulturne dediščine ter pravice do zavarovanja osebnosti, oz. osebnih podatkov. Pravno ureditev obeh pravic iz naslova javnega arhivskega gradiva zagotavlja Zakon o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva in arhivih (ZVDAGA). Pravno ureditev druge pravice to je obdelave osebnih podatkov pa ureja Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP2). Obe pravici sta si v logičnem konfliktu, zato na izvedbeni ravni odpirata številna arhivska strokovna, tehnična, politična in druga vprašanja. Če pa k temu dodamo še relativno omejeno uporabnost arhivskih informativnih pomagal, potem lahko ugotovimo, da je na področju rabe arhivskega gradiva še zelo veliko prostora za izboljšave, ki jih bo treba najprej teoretično utemeljevati in nato praktično implementirati. Namen te raziskave je opozoriti na kompleksnost sodobne rabe arhivskega gradiva ne glede na vzpostavljene komunikacijske kanale, okolja ali zahteve uporabnikov, s tem pa tudi na pomen razvoja in implementacije teorije rabe arhivskega gradiva. Metoda / pristop: V raziskavi sledimo glavnemu cilju, to je razvoju teorije rabe arhivskega gradiva, V tem kontekstu želimo opredeliti dejavnike, ki posredno ali neposredno omogočajo rabo arhivskega gradiva skozi sodobne arhivske metapodatkovne sisteme. V raziskavi so predstavljeni še sociološki, politični in drugi vidiki, ki posredno ali neposredno vplivajo na rabo arhivskega gradiva v sodobnem informacijskem okolju. Raziskava v osnovi temeljila na teoriji podatkov in na osnovnih arhivskih strokovnih načelih dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti ter načel izvora in prvotne ureditve. Izhodiščno metodo raziskave predstavljajo analize dostopnih podatkov Evropskega arhivskega portala. Pri tem, je implementirana še opisna metoda, metoda analize vsebin, metoda povzemanja in metoda abstrakcije. Rezultati: Rezultati izvedene raziskave pa kažejo, da bo treba za uspešno rabo arhivskega gradiva v prihodnosti izboljšati kvaliteto in celovitost njegovih metapodatkovnih struktur To pomeni, da bodo morale biti te skladne s teorijo podatkov, predvsem pa, da bodo morale biti že ob nastanku celovite ter dolgoročno uporabne neglede na interese in potrebe uporabnikov. Za doseganje teh ciljev pa si je treba na izvedbenem nivoju prizadevati za racionalno in doslednejšo implementacije nacionalne in internacionalne zakonodaje ter standardov in smernic. Ob tem bo za razvoj teorije rabe arhivskega gradiva treba upoštevati še človeške in druge dejavnike med drugim tudi nepristransko podporo umetne inteligence v tem segmentu. Sklepi / ugotovitve: Z razvojem in implementacijo kompleksnejših metod upravljanja z arhivskim gradivom ter njegovimi meta in parapodatki, še posebej pa z občutljivimi podatki, lahko z uporabniškega stališča pričakujemo kvalitetnejšo rezultate poizvedb v arhivskih informacijskih sistemih in posledično tudi večjo in bolj osredotočeno rabo arhivskega gradiva. Ker imajo različni uporabniki različne raziskovalne interese, ki se skozi čas in prostor dinamično spreminjajo, bo treba teorijo podatkov v arhivih sistematično razvijati in jo implementirati v vsakdanje arhivsko strokovno delo. Na ta način bodo arhivski strokovni delavci lahko vzpostavljali dolgoročno vzdržne arhivske metapodatkovne strukture in ne bo potrebe po periodičnem dinamično prilagajanju metapodatkovnih struktur zahtevam uporabnikov.